یکی از مشکلات اصلی مدیران در مدیریت منابع انسانی کنترل حضور و غیاب کارمندان و پرسنل به صورت صحیح و دقیق می باشد.

از آنجا که منابع انسانی نقش مهمی را در پیشرفت و ارزشگذاری یک سازمان ایفا می نمایند، مدیریت صحیح این منابع نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیر منابع انسانی باید بتواند با استفاده از تکنولوژی و امکانات، حداکثر بهره وری را برای استفاده پرسنل از این امکانات را فراهم سازد. سیستمی و یکپارچه نمودن سیستم حضور و غیاب به عنوان بخش بسیار مهم در کنترل عملکرد کارمندان و پرسنل، از جمله این امکانات و تکنولوژی ها می باشد. با کارکرد صحیح و دقیق سیستم حضور و غیاب می توان محاسبه دقیقی از کارکرد کارمندان داشت و بدین صورت به کسب و کار نظم بخشید و در نتیجه این نظم، سازمان ها و ادارات در مسیر پیشرفت قدم خواهند برداشت.

حضور و غیاب، چالش مدیران از گذشته تا به امروز

یکی از دغدغه هایی که همواره ذهن مدیران را به خود مشغول نموده است، مدیریت منابع انسانی از جمله حضور به موقع کارمندان در محل کار و همچنین خروج به موقع از محل کار می باشد. کارمندان بر اساس ساعات کاری که در محل کار حضور دارند حقوق دریافت می نمایند. از این رو باید اطلاعات دقیق و صحیحی از میزان حضور آن ها در محل کار داشت تا بر اساس آن لیست حقوق و دستمزد تهیه گردد. در گذشته از سیستم کاغذی جهت ثبت حضور و غیاب کارمندان استفاده می شد که این امر مستلزم استخدام فردی به عنوان نگهبان نیز بود و این کار موجب افزایش هزینه های سازمان میشد. ضمن اینکه برخی از کارمندان از نقاط ضعف این روش سنتی سوء استفاده می کردند و این امر باعث به وجود آمدن بی عدالتی می شد و نارضایتی سایر کارمندان را نیز در پی داشت. تمام این عوامل شرایط را برای کاهش راندمان کاری در کل مجموعه فراهم می نمود. با پیشرفت تکنولوژی دستگاه هایی با عنوان دستگاه حضور و غیاب به بازار عرضه گردید. این دستگاه ها خیلی زود جای خود را در بسیاری از ادارات و محیط های کاری باز کردند و باعث شدند خیلی از مشکلاتی که در سیستم حضور و غیاب سنتی وجود داشت، را از میان بردارند. اما در حال حاضر می بینیم دستگاه های حضور و غیاب نیز کامل نبوده اند و دارای معایب و کاستی هایی نیز می باشند، و هنوز هم راه هایی را برای سوء استفاده برخی کارمندان در استفاده از این دستگاه ها وجود دارد. اما از آنجا که پیشرفت علم و تکنولوژی هیچگاه متوقف نبوده است شاهد پدیده ای دیگر از تکنولوژی با عنوان نرم افزار های حضور و غیاب هستیم. در ادامه مطالب با ما همراه باشید تا بیشتر با نقش این نرم افزار در مدیریت منابع انسانی آشنا شوید.

نقش سیستم حضور و غیاب در توسعه منابع انسانی

همانطور که ذکر شد سیستم حضور و غیاب در هر اداره و محیط کاری نقش بسیار مهمی را در توسعه منابع انسانی ایفا می نماید. مدیر منابع انسانی باید بتواند شرایطی را فراهم نماید تا عملکرد کلیه کارمندان و پرسنل را تحت نظارت خود داشته باشد. یکی از راههای فراهم نمودن چنین شرایطی استفاده از امکانات به روز جهت اتوماسیون سازی بخش اداری می باشد. با انجام یکپارچه سازی حضور و غیاب کارمندان می توان اطلاعات دقیقی را از ثبت تردد بدون خطا از ورود و خروج کارمندان به اداره داشت. اهمیت اطلاعات دقیق و صحیح در قرارداد کاری و محاسبه کارکرد کارمندان نقش به سزایی دارد. با محاسبه دقیق کارکرد، می توان حقوق دریافتی را متناسب با آن صحیح و دقیق محاسبه نمود که این امر در جهت مدیریت منابع انسانی، باعث افزایش راندمان کاری و عملکرد بهتر کارمندان خواهد شد. همچنین رضایت شغلی و احساس مسئولیت را در در میان کارمندان تا حد بسیار بالایی افزایش می دهد.

تکنولوژی هوشمندی به نام نرم افزار حضور و غیاب

حال که با اهمیت وجود یک سیستم حضور و غیاب دقیق و جامع در هر اداره و یا کسب و کار دیگر، پی بردیم، لازم است که از میان سیستم های موجود جهت حضور و غیاب، از سیستمی استفاده نماییم که استفاده از آن کاهش هزینه ها و ضمن آن افزایش بازدهی سازمان و کسب و کار را به همراه داشته باشد. با توجه به این که در حال حاضر شاهد استفاده از دستگاه های حضور و غیاب در بسیاری از ادارات هستیم، متوجه شدیم که این دستگاه ها نیز تمام انتظارات یک سیستم پویا و بی نقص را برآورده نساخته است. امکان تقلب و سوء استفاده برخی کارمندان در ثبت تردد و حضور و غیاب باعث شده است که اطلاعات این دستگاه ها همیشه صحیح قلمداد نگردند، همچنین با توجه به عصر تکنولوژی حاضر بسیاری از کسب و کارها به شکل دورکاری انجام می شوند و چالش حضور و غیاب در شرایط دورکاری نیز، استفاده از تکنولوژی کامل تر و جدیدتری را می طلبد. نرم افزار تایمزی از نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین است که اطلاعات دقیق و صحیحی را از ثبت تردد کارمندان و پرسنل را جهت مدیریت منابع انسانی فراهم می سازد، ضمن اینکه نسخه تحت وب آن نیز در شرایط دورکاری به کمک مدیران می آید تا همچنان بر عملکرد کارمندان خود نظارت های لازم را داشته باشند. همچنین اتصال این نرم افزار و انتقال اطلاعات آن جهت محاسبه خودکار و دقیق حقوق و دستمزد می تواند تحول بزرگی در اتوماسیون نمودن بخش اداری سازمان و اداره شما فراهم آورد. کلیه مدیران و صاحبان مشاغل و همچنین افرادی که قصد دارند به تازگی کسب و کار خود را آغاز نمایند می توانند از این نرم افزار جامع و کامل استفاده نمایند.